ビジネスレターの基本

ビジネスレターの基本

英文のビジネスレターを書くときに、一番頭を悩ませるのは、英語のビジネスレター特有の言い回しだと思います。

例として「With reference to your letter of June 7 regarding...」(・・・についてのあなたの6月7日付けの手紙に関しまして〜)というものがありますね。

このような言い回しは、ビジネスレターだからこそ使うものです。

手紙の本来の役割は、「相手に必要なことを伝えること」です。このため、この役割を効率的、そして効果的に使う必要があります。なのて完結でわかりやすい言い回しが望ましいです。

でも、いざ文章にするとなれば、少しインテリっぽく書かなければならないという意識がどうしても頭をよぎります。

しかしながら、このような心配は不要です。文章を読む相手にとっては、文章がわかりやすいに越したことはありません。この文章は簡単すぎるなどと思う人はいないですよね。

このため上記の英語レターの言い回しは「Thank you for your recent letter,」などのようにシンプルで完結にまとめても良いわけです。

また、日本の手紙と英文のビジネスレターで大きく違うところは、冒頭の部分です。

日本では「ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」などと書きますが、もし英文でこのようなことを書いてしまったら、もうそれだけで相手をあきれさせてしまうか、手紙そのものを捨てられてしまうかもしれません。

直接要件と関係の無い英文は、相手の時間を無駄にしてしまいます。世間的なことや天気のことなどを最初に触れるぐらいは良いかもしれませんが、いきなり用件からスタートしても、全く問題はないでしょう。

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